Avant-propos
B&B Hotels attache une grande importance au respect de la réglementation et des normes éthiques dans la conduite des affaires, qui sont notamment rappelées dans le Code de Conduite Sociétés Partenaires.
La présente procédure a pour objet de clarifier quand et comment une société partenaire, peut émettre un signalement.
Elle décrit également comment sont traités les signalements dans des délais raisonnables, afin que des mesures appropriées soient prises, quelles que soient les personnes concernées.
Le traitement d’un signalement donne lieu au traitement de données personnelles.
B&B Hotels a mis en place une procédure de recueil des signalements qui permet aux Cocontractants de signaler ou divulguer des informations portant sur :
• un crime ;
• un délit ;
• une menace ou un préjudice pour l’intérêt général ;
• une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement ;
• une conduite ou une situation contraire aux principes énoncés dans le Code de Conduite Sociétés Partenaires.
Tout signalement devra être réalisé sans contrepartie financière directe et de bonne foi.
1 – MODALITÉS DE SAISINE
B&B Hotels met à disposition deux canaux sécurisés qui permettent aux Cocontractants d’émettre un signalement :
- via le numéro d’appel téléphonique gratuit : 01 86 47 61 04 (code organisation : 1991)
La plateforme d’alerte est sécurisée et permet l'anonymat. Elle fonctionne en collaboration avec deux partenaires qui sont soumis à des engagements de confidentialité et garantissent la protection des données (processus d'alerte crypté et protégé par un mot de passe) :
- Signalement.net est en charge de la maintenance technique et de la sécurité de la plateforme ;
- ADIT agit en tant que référent externe et tiers de confiance. L’ADIT est en mesure d'assister B&B Hotels à plusieurs étapes du processus de déclaration.
Ce dispositif d'alerte exclut les informations ou documents, quels que soient leur forme ou leur support, qui sont couverts par le secret défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client, sauf s'ils lui appartiennent, comme par exemple ses échanges avec son avocat ou ses informations médicales personnelles.
Avant de pouvoir émettre un signalement, l’auteur d’un signalement doit confirmer sur la plateforme, qu’il a lu, qu’il accepte de se conformer à la présente procédure de recueil des signalements et qu’il reconnait avoir été informé des règles applicables en matière de traitement de ses données personnelles. L’émetteur du signalement est également informé dans le cadre de la procédure, de ses droits respectifs en matière de données à caractère personnel.
Les émetteurs de signalement seront en mesure de suivre leur rapport et de communiquer avec les référents, grâce au code confidentiel généré par la plateforme lors de la transmission de leur rapport.
La plateforme d’alerte permet l’anonymat mais ne l’encourage pas. Il est plus difficile et même parfois impossible de traiter un signalement anonyme ou d’établir que les faits sont fondés.
En cas de signalement anonyme, l’examen de sa recevabilité et l’opportunité de sa diffusion dans le cadre de ce dispositif dépendra notamment de la gravité des faits mentionnés dans le signalement et de l’existence d’éléments factuels suffisamment détaillés.
2 – RECEVABILITÉ DU SIGNALEMENT
Dans un délai de 7 jours, l’émetteur du signalement est informé de la bonne réception de son signalement et du délai prévisible d’examen de sa recevabilité. L’examen de la recevabilité du signalement consiste à vérifier si la saisine répond à la définition de signalement au regard de la présente procédure.
Une analyse préliminaire du signalement peut être réalisée avant de statuer sur sa recevabilité. Des informations complémentaires peuvent également être demandées à l’auteur du signalement.
- Si le signalement est recevable, l’auteur du signalement en est informé par le référent qui lui précisera les modalités selon lesquelles il sera informé des suites données à son signalement.
- Si le signalement est irrecevable car il ne rentre pas dans le champ de la présente procédure, l’auteur du signalement en est informé et dans la mesure du possible, il lui est indiqué les autres voies lui permettant d’exprimer sa préoccupation.
3 – TRAITEMENT DU SIGNALEMENT
Les situations, allégations ou signalements sont traités directement par le référent Compliance Groupe, avec l’appui du Comité Ethique & Compliance Groupe. Le référent Compliance Groupe s’assure le cas échéant que des mesures appropriées sont prises par la hiérarchie.
Le Référent Compliance Groupe s’assure que le traitement (enquête, investigation) est pris en charge et tient étroitement informé le Comité Ethique & Compliance Groupe.
Le traitement d’un signalement respecte la législation locale applicable. Il est fait de façon neutre, sans parti pris à l’encontre des personnes concernées.
La personne visée par le signalement est informée de la nature du signalement la concernant et du nom de la personne en charge de son traitement. L’information peut ne pas être immédiate s’il s’avère nécessaire, par exemple, de vérifier des faits, de préserver des preuves, de protéger des personnes ou bien de saisir les autorités compétentes.
4 – CONFIDENTIALITÉ
Les personnes en charge du traitement du signalement sont tenues à une stricte obligation de confidentialité.
Les éléments de nature à identifier l’auteur du signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec son consentement. Si son refus rend impossible le traitement du signalement, l’auteur du signalement en est informé.
L’identité de l’auteur du signalement, l’objet du signalement et l’identité des personnes visées par le signalement peuvent être uniquement partagés par les référents, les personnes habilitées ou par les personnes en charge du traitement avec des collaborateurs ou des tiers auxquels ils font appel dans le cadre du traitement du signalement ou pour prendre des mesures appropriées. Ces personnes sont tenues à une obligation de stricte confidentialité.
Sous réserve des dispositions en matière de rétention de documents de la législation applicable, si le signalement est irrecevable ou à la clôture du traitement du signalement, les éléments du signalement sont détruits ou archivés dans un délai maximum de 2 mois (sauf si le signalement donne lieu à une procédure disciplinaire ou judiciaire).
5 – ABSENCE DE REPRESAILLES
L’utilisation de bonne foi et sans contrepartie financière directe de la procédure de recueil des signalements n’exposera jamais quiconque à une quelconque mesure de représailles, menace ou tentative de recourir à une telle mesure, même si les faits s'avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune action.
A contrario toute déclaration délibérément abusive ou intentionnellement fausse constitue une infraction.
6 – CLÔTURE DE L’ALERTE
A l’issue des opérations de traitement et de l’enquête, et quelle qu’en soit l’issue, une décision formalisée et motivée est transmise à l’émetteur de l’alerte par le Référent Compliance Groupe via la plateforme.
TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES
Lors d’un signalement, un Cocontractant peut être amené à communiquer à B&B Hotels des données personnelles le concernant ainsi que, le cas échéant, des données personnelles concernant la ou les personnes visées et éventuellement la ou les personnes pouvant fournir des informations nécessaires au traitement du signalement.
Les types de données personnelles pouvant être collectées et traitées incluent notamment :
- l’identité, les fonctions et coordonnées de l’auteur du signalement ;
- l’identité, les fonctions et coordonnées des personnes visées par le signalement ;
- ainsi que toute autre information communiquée volontairement par l’auteur d’un signalement ou résultant du traitement d’un signalement.
Dans le cadre du traitement d’un signalement, B&B Hotels peut aussi être amené à collecter des données personnelles de personnes pouvant fournir des informations nécessaires au traitement des signalements (ces personnes pouvant être identifiées ou non par l’auteur du signalement).
FINALITÉS
La collecte et le traitement des données personnelles ont pour but de déterminer l’admissibilité des signalements, de vérifier les faits et de prendre les mesures correctives s’imposant, le cas échéant. Cela permet à B&B Hotels de respecter ses obligations légales.
RESPONSABLE DE TRAITEMENT
La société Casper TopCo agissant comme holding du Groupe B&B Hotels exerce, vis-à-vis des données personnelles collectées et traitées, la qualité de responsable de traitement.
Dans le cadre du traitement des signalements, ces données peuvent être collectées, traitées par ou transférées à d’autres filiales / entités du Groupe B&B Hotels.
Dans ce cas, ces filiales / entités agissent également en qualité de responsable de traitement. Toutes les filiales / entités du Groupe B&B Hotels traiteront les données personnelles selon les finalités prévues par le présent document.
Les personnes dont les données personnelles sont ainsi collectées et traitées par Casper TopCo peuvent s’adresser au service suivant pour avoir plus d’informations : support@signalement.net. Signalement.net gérera les demandes de correction ou de suppression et de toute demande en matière de données personnelles. Le cas échéant, Signalement.net répercutera les demandes auprès des entités B&B Hotels concernées.
DURÉE DE CONSERVATION
Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de conservation de documents :
- si un signalement est jugé irrecevable, les éléments du signalement sont archivés et anonymisés dans un délai maximum de 2 mois à compter de la décision d’irrecevabilité ;
- si le signalement est jugé recevable, les éléments du signalement sont archivés et anonymisés dans un délai maximum de 2 mois à compter de la clôture du traitement du signalement, sous réserve des dispositions légales applicables en matière de conservation de documents.
- si le signalement donne lieu à une procédure disciplinaire ou judiciaire, les éléments du signalement sont conservés et anonymisés pour la durée de la procédure, sous réserve des dispositions légales applicables en matière de conservation de documents.
DESTINATAIRES
Les personnes susceptibles d’avoir accès aux données personnelles communiquées ou collectées sont le Référent Compliance Groupe, l’ADIT agissant en tant que référent externe, les personnes mandatées par le Référent Compliance Groupe pour traiter les signalements et plus généralement, toutes personnes auxquelles il pourrait être fait appel dans le cadre du recueil et/ou traitement du signalement ou pour prendre les mesures appropriées. Cela peut inclure des personnes au sein de Groupe B&B Hotels ou de ses entités / filiales.
Si le signalement est fait via le site internet sécurisé
www.bb-externe.signalement.net le prestataire externe utilisé par B&B Hotels est également destinataire. Toutes ces personnes sont tenues à une stricte obligation de confidentialité.
TRANSFERT VERS UN PAYS SITUÉ EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE
Lors du traitement d’un signalement, des données personnelles peuvent être transférées depuis le siège du Groupe B&B Hôtels en France aux personnes chargées de traiter ce signalement dans les filiales / entités concernées. Le but de ces transferts est de permettre le traitement des signalements.
Les transferts vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne et ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation des autorités européennes sont réalisés dans le cadre de contrats de transfert de données personnelles intégrant les clauses contractuelles types de la Commission Européenne. Les personnes dont les données personnelles sont collectées et traitées dans le cadre d’un signalement peuvent demander copie de ces contrats au service mentionné ci-dessus.
DROIT D’OPPOSITION
Toute personne dont les données personnelles sont collectées et traitées dans le cadre du dispositif d’alerte dispose d’un droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles pour des raisons tenant à sa situation particulière. Il convient toutefois de noter que le refus de collecte ou de traitement des données personnelles par l’auteur du signalement, peut rendre plus difficile voire impossible le traitement du signalement.
Par ailleurs, ce droit d’opposition ne peut être exercé pour empêcher B&B Hotels de remplir ses obligations légales en matière de traitement des signalements et de protection de l’auteur d’un signalement.
AUTRES DROITS
Toute personne dont les données personnelles sont collectées et traitées dans le cadre du dispositif d’alerte dispose, en outre :
- d’un droit d’accès à ses données personnelles, c’est-à-dire du droit de savoir si des données personnelles sont traitées et, le cas échéant, d’y accéder avec une information sur certaines caractéristiques du traitement (conformément à la législation en vigueur) ;
- du droit de rectifier les données personnelles inexactes et de compléter les données personnelles incomplètes ;
- d’un droit à l’effacement de ses données personnelles, également appelé « droit à l’oubli », lui permettant d’obtenir l’effacement de ses données dans certains cas (ex. données personnelles qui ne sont plus nécessaires à B&B Hotels dans le cadre d’un signalement et de ses suites), sous réserve des éventuelles obligations légales de conservation applicables à B&B Hotels ;
- du droit de limiter le traitement de ses données personnelles (y compris, dans certains cas, d’obtenir la suspension du traitement).
LE DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION
Toute personne dont les données personnelles sont collectées et traitées dans le cadre du dispositif d’alerte dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en particulier dans l’État membre où elle a sa résidence habituelle ou son lieu de travail, ou dans lequel elle allègue qu’un manquement à la réglementation en vigueur a eu lieu.
